Organisering av beredskapsorganisasjonen

2 Organisering av beredskapsorganisasjonen

Strand kommune har organisert en beredskapsorganisasjon for å kunne håndtere ekstraordinære hendelser og situasjoner som ikke like hurtig og effektivt kan håndteres av den daglige driftsorganisasjonen. Dette gjelder også ved hendelser som berører flere tjenesteområder eller er av en slik art at det er naturlig at koordinering og samordnings skjer sentralt.

Uønskede hendelser varsles i linjen. Dersom nærmeste leder ikke er tilgjengelig må varsling gå videre til neste ledelsesledd, evt. til slutt til kommunedirektør eller ordfører. Videre varsles i henhold til kommunens varslingsplan.

Varsling av den kommunale beredskapsstab

Enhver ansatt i Strand kommune skal, når vedkommende får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å avgrense skaden.

Ved større kriser skal den kommunale beredskapsledelsen varsles.

Beredskapsledelsen består av:

Ordfører Irene Heng Lauvsnes, telefon 91611067
Kommunedirektør Heidi Klaveness, telefon 97025077
Beredskapskoordinator Geir Bolme, telefon 97585565
Kommunalsjef samfunn
Kommunalsjef opplæring
Kommunalsjef omsorg
Kommunalsjef levekår
Kommunalsjef personal og organisasjon
Politisk sekretariat
Kommunikasjonsansvarlig

Kontaktlisten skal til enhver tid vær skrevet ut hos medlemmer av beredskapsledelsen. Kontaktlisten skal oppdateres vår og høst.

Beredskapsorganisasjonen

Beredskapsorganisasjonen i Strand kommune skal være funksjonsavhengig og ikke personavhengig (beredskapsstaben har faste stedfortredere). Det vil si at den skal bestå av funksjoner som alltid er bemannet og tilgjengelig, og at den ikke er avhengig av at bestemte personer tilfeldig er til stede. Dette krever forsvarlig opplæring av alle personer som skal bekle de ulike funksjonene.

Strand kommune benytter seg av kvalitetssystemet Compilo for å organisere beredskapsarbeidet. I Compilo finner en alt av beredskapsplaner, tiltakskort og ROS-analyser som er av verdi for beredskapsarbeidet.

Kommunal beredskapsledelse

Beredskapsledelse vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. Beredskapsledelsen går da over til beredskapsstab. I akuttfasen vil kommunalsjef innen det området som er berørt, varsle medlemmene i beredskapsstaben og kommunedirektør.

Kommunens beredskapsstab vil benytte seg av krisehåndteringsverktøyet RAYVN som er en helhetlig løsning for krisehåndtering, og skal brukes ved ulike typer nødssituasjoner, fra naturkatastrofer og sikkerhetshendelser til helsekriser og andre utfordringer. Programvaren gir beredskapsstaben en plattform for effektiv samhandling, koordinering og kommunikasjon under kritiske situasjoner.

Under en større hendelse vil kommunens beredskapsstab bli innkalt og etter hvert overta ledelsen.

Strategisk nivå - beredskapsledelsen

Strand kommunes politiske og administrative toppledelse er organisert på det strategiske nivå. Når den strategiske ledelsen mobiliserer, betegnes denne beredskapsstab.

Funksjon	Beskrivelse
Kommunedirektør	Kommunedirektøren er leder for beredskapsstaben Ansvarlig for administrasjon og har det operative ansvaret for håndtering av krisen og iverksettelse av nødvendige tiltak og vurdere om det skal settes stab Ansvarlig for å holde kontakt med øvrige beredskapsetater Ansvarlig for å sikre evaluering av kriser og øvelser
Ordfører	Representerer formannskapet, jfr. Krisefullmakt Kommunens «ansikt utad» og vil som hovedregel være talsperson Representerer kommunen i ulike offisielle sammenhenger Delta på øvelser
Kommunalsjef opplæring	Ansvarlig for sine tjenesteområder, underliggende beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser
Kommunalsjef samfunn	Ansvarlig for sine tjenesteområder, underliggende beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser
Kommunalsjef omsorg	Ansvarlig for sine tjenesteområder, underliggende beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser Ansvarlig for planer for evakuerings- og pårørendesenter og forpleining og innkvartering
Kommunalsjef levekår	Ansvarlig for sine tjenesteområder, underliggende beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser Ansvarlig plan og systemer for psykososialt kriseteam
Kommunalsjef personal og organisasjon (logistikkansvarlig)	Ansvarlig for sine tjenesteområder, underliggende beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser Ansvarlig for å planlegge ressurstilgang ved hendelser Ansvarlig for å planlegge rutiner for registrering og andre kontraktmessige forhold for frivilling mannskap Skal utarbeide rutiner for å ha oversikt over økonomisk forbruk ved hendelser.
Kommunikasjonsrådgiver	Samarbeide tett med kommunedirektør og ordfører på kommunikasjon Utarbeide strategi for håndtering av kommunikasjon under krisen Overvåke media/kommunikasjonsbildet, inkludert angi den spesifikke krisens viktigste målgrupper og interesser Ansvarlig for tilrettelegging av intern og ekstern kommunikasjon Håndtere mediehenvendelser og innsynsbegjæringer Skriver innhold til nettside, sosiale medier og pressemeldinger Rådgiver for publikums/media/pårørende telefon om hvilken informasjon som skal ut
Beredskapskoordinator	Støtte beredskapsledelsen i dens funksjon Være kontaktpunkt for eksterne aktører Ansvarlig for rapportering til statsforvalter blir gjennomført Lage plan for, og gjennomføre evaluering etter kriser og øvelser Administrator for DSB-Rayvn Ansvarlig for oppdatering av planverket for beredskapsarbeidet Innkalling til beredskapsmøter Opplæring av medlemmer i beredskapsledelsen Oppfølging av virksomhetens ROS-analyser knyttet til samfunnssikkerhet

Operasjonelt nivå - beredskapsstab

Ved en uønsket hendelse som krever samordning og koordinering kan kommunedirektøren beslutte at det skal settes beredskapsstab. Beredskapsstaben har en 24/7 funksjon.

Beredskapsstaben kan mobiliseres redusert dersom det åpenbart ikke er behov for full bemanning, eller den kan mobiliseres forsterket ledere fra relevante fagområder, alt tilpasset potensialet i beredskapssituasjonen som skal håndteres. Ved en hendelse vil beredskapsstaben møtes for statusmøter etter behov.

Beredskapsstaben utøver kommunedirektørens behov for kommando og kontroll. Staben skal være bindeledd for å dimensjonere kapasitet, kommunikasjon, koordinering, ressursmobilisering og personellivaretakelse.

Staben har den operative ledelse ved sentral krisehåndtering. Staben foretar vurderinger og beslutninger av beredskapsmessig art som må foretas i situasjoner som krever større innsats enn det som kan håndteres kompetanse- og kapasitetsmessig i kommunens ordinære organisasjon.

Det er mulig å mobilisere deler av beredskapsstaben dersom det åpenbart ikke er behov for full bemanning, eller den kan mobiliseres forsterket, alt tilpasset potensiale i den situasjonen som skal håndteres. Beredskapsstaben består av følgende funksjoner:

-      Stabssjef (Kommunedirektør, eller fungerende kommunedirektør)
-      Ordfører (eller varaordfører)
-      Nestleder (blir utpekt i forhold til type hendelse)
-      Beredskapskoordinator / stedfortreder
-      Operativ leder (blir utpekt i forhold til type hendelse)
-      Kommunikasjonsansvarlig
-      Kommunalsjef for personal og organisasjon har ansvar for publikumstelefon.
-      Kommunalsjef omsorg har ansvar for å etablere EPS (Evakuering og pårørendesenter)
-      Liaison (ved behov)
-      Alle kommunalsjefene deltar når staben settes
-      Rådgivere etter behov (f.eks. kommunelege, juridisk, byggteknisk)

Funksjon	Beskrivelse
Stabssjef	Stabssjef leder og koordinerer arbeidet i beredskapsstaben, og disponerer kommunedirektørens fullmakt til å iverksette relevante tiltak som ikke kan utsettes. Stabssjefen har arbeidsgivers styringsrett til å beordre ansatte i Strand kommune til å utføre oppgaver som truer beredskapsverdiene og som ikke kan utsettes.
Nestleder	Nestleder er stedfortreder for stabssjef. Funksjonen er ansvarlig for at loggen er oppdatert og for å utarbeide og distribuere godkjente situasjonsrapporter. Videre er funksjonen ansvarlig for å holde stabssjef orientert om endringer i situasjonen. Utpekes av Stabssjef eller fungerende kommunedirektør.
Ordfører	Kommunens «ansikt utad» og vil som hovedregel være talsperson. Representerer kommunen i ulike offisielle sammenhenger. Samarbeider med kommunedirektør / stabssjef og kommunikasjonsansvarlig i forhold til informasjon.
Operativ leder	Funksjonen ivaretas av beredskapskoordinator eller annen representant for berørt(e) tjenesteområde(r). Funksjonen er bindeleddet mellom beredskapsstaben og berørt tjenesteområde. Det opprettes en eller flere slike funksjoner, basert på den aktuelle uønskede hendelsen. Skal ha løpende oversikt over økonomisk forbruk.
Kommunikasjons-ansvarlig	Funksjonen har ansvar for å sikre at Strand kommune raskt og effektivt kan informere og kommunisere internt og eksternt ved uønskede hendelser. Det skal sikres at informasjon er korrekt og koordinert med relevante eksterne aktører.
Liaison	Ved behov kan kommunen sende liaison til en eller flere samvirkeaktører. Liaisonen vil da fungere som bindeleddet mellom kommunen og aktuell samvirkeaktør og skal kunne bidra til god kommunikasjon og samhandling. Liaison fra andre etater/organisasjoner kan innkalles inn til beredskapsstaben.

Taktisk nivå - virksomheter og foretak

Kommunale virksomheter utgjør det taktiske nivået i Strand kommunens beredskapsorganisasjon. I beredskapssituasjoner kan det derfor være flere taktiske enheter i innsats, innenfor ulike fag- og tjenesteområder.

De som er ledere i det daglige, skal så langt det er hensiktsmessig håndtere uønskede hendelser innenfor eget ansvarsområde (jfr. grunnleggende prinsipper for beredskap). Dette innebærer at de samme lederne skal etablere en organisasjon for dette formålet med tilhørende planverk.

Overordnet beredskapsplan