Generelt om sikkerhet og personvern for skolene i Strand

Strand kommune har gjennom sin satsing på Chromebook og digital læring, programmer og datasystemer som brukes på alle skoler i Strand. Ved bruk av noen av disse systemene må personopplysninger behandles for å kunne benytte tjenesten. Før et program eller system tas i bruk, skal vi vurdere risikoen både når det gjelder det tekniske og organisatoriske, samtidig som vi ivaretar elevenes og foresattes personvern
Når kommunen benytter eksterne leverandører av programmer og datasystemer, inngås det også en databehandleravtale. Databehandleravtalen regulerer hvordan leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kommunen

Hvorfor behandler vi personopplysninger om elever og foresatte?

Strand kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver. I denne sammenheng betyr det å utføre undervisning etter opplæringsloven. Dette gjør vi for at elever og lærere skal kunne logge på og utføre sine oppgaver.
Dersom Strand kommune skal behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil vi sørge for at det vil være et lovlig grunnlag for dette, for eksempel samtykke

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

•    Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
•    Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
•    Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon

Hvor henter vi opplysninger fra?

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi, om nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, som for eksempel Folkeregisteret. Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysningene fra i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

•    Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.
•    Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, i dette tilfellet skole. 

Eksempler på systemer vi behandler personopplysninger i:

IST

IST er skoleadministrativt system der vi samler fornavn, etternavn, klasse, e-postadresse, personnummer, bostedsadresse, karakterer, telefonnummer, fravær, anmerkninger og skolehistorikk

Google Workspace for Education

Fornavn, etternavn, epostadresse, skole, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, resultater og underveisvurderinger

Læremidler

Vi bruker ofte pålogging fra Google eller Feide (Felles elektronisk identitet) for å få tilgang til ulike digitale læremidler og verktøy. Det som da ofte blir behandlet av personopplysninger er fornavn, etternavn, epostadresse, organisasjon (Strand kommune), organisasjonsenhet (skolen) og elevproduksjon (elevens arbeider i læremiddelet/verktøyet).

Conexus Engage

Conexus Engage henter opplysninger fra Utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. Her behandles elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater.

Transponder meldingsbok

Transponder meldingsbok brukes til kommunikasjon mellom skole og hjem. Her behandles elevens fornavn, etternavn, adresse, fødselsdato, personnummer, mobilnummer, epost, elevnummer, kjønn, samtalehistorikk

Visma Voksenopplæring

For deltakere i voksenopplæringen på Ryfylke læringssenter. Visma voksenopplæring er et skoleadministrativt system som samler fornavn, etternavn, kjønn, fødselsdato, nasjonalitet, morsmål,  telefonnummer,, personnummer/DUF-nummer og en del andre personopplysninger for å kunne gi tilbud til deltakerne.

Ønskes en fullstendig liste over hvilke systemer vi behandler personopplysninger i, kan en kontakte Strand kommune, se informasjon nederst på denne siden.

Hvordan får foresatte innsyn?

Du har rett til innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg. Nærmere informasjon om innsyn fremgår av kommunenspersonvernerklæring eller søke om innsyn via skjema for innsyn av personopplysninger
Du kan også få innsyn i opplysningene gjennom elevsamtaler eller utviklingssamtaler. 
 

Rett til å få korrigert uriktige personopplysninger

Dersom våre opplysninger om deg ikke er riktige, har du rett til å få korrigert disse. Det gjelder også dersom vi ikke har fullstendige opplysninger om deg. Nærmere informasjon om retting og korrigering fremgår i kommunens personvernerklæring.

Når slettes opplysningene?

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet som personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det.

Avhengig av system, slettes dataene etter mellom 0-12 måneder. Dersom dataen er arkivverdig, lagres de etter arkivloven.

Digital dømmekraft

Strand kommune skal sørge for at de ansatte i skolene er i stand til å gjennomføre god opplæring i digital dømmekraft. Skolelederne skal sørge for at rutiner som gjelder for personvern i skolene er godt kjent for elever, foresatte og ansatte. Skoleledere får sin opplæring gjennom rektormøter. Lærere får opplæring via nettverket for ressurslærere/ fyrtårnlærere og gjennom arbeidet beskrevet i Strategi for digitalisering av Strandaskolen 1:

Opplæring av elever

Skolene skal systematisk arbeide med elevene om digital dømmekraft. Tema skal også være knyttet til personvernrelaterte spørsmål, hva er personopplysninger, hvorfor datasystemer bruker personopplysninger og hvordan eleven selv kan sikre trygg bruk. Skolene skal også ha spørsmål knyttet til elevenes rettigheter som tema

Brukers rettigheter og kontaktinformasjon 

Den registrerte har flere rettigheter, jmf. artikkel 12-17 i personvernforordningen. Dette handler blant annet om retten til innsyn, retting og sletting av sine personopplysninger.

Ved ønske om innsyn, retting, sletting eller andre spørsmål kan Strand kommune kontaktes. Dette kan gjøres direkte til den aktuelle skolen, eller sentralt til postmottak@​strand.kommune.no 

Vårt personvernombud, Ingeborg Tungland, kan også kontaktes via vårt sentralbord på 51 74 30 00 eller på ingeborg.tungland@strand.kommune.no.